在许多职场，会议都是"最耗时间的业务"之一。准备时要做议程，当天要记笔记，结束后要写纪要、分享给相关方，还要追踪敲定的任务——这一连串流程里，其实塞满了可以交给 AI 的"操作"。本章将循序渐进地带你学会，如何从准备到收尾，用 AI 把整个会议工作流变轻。上一章邮件、聊天术里学到的"怎么拜托"，在这里可以直接派上用场。
目标是"让 AI 替你打好会议前后的工作底稿"
把会议中的"操作"交给 AI 的全貌
把会议这摊事当成"一整块工作"看，会觉得很重；但拆成工序后，每一步都有 AI 的用武之地。先在心里有个全貌，就能一眼看出该在哪儿叫上 AI。该由人来做的"判断、发言、达成共识"照旧保留，而把它前后准备和誊清这些"操作"往 AI 那边靠——这就是本章的思路。
让 AI 帮着做议程、梳理论点、盘点预设问题。
用 AI 把录音或线上会议的语音，自动转成文字。
从转写中抽出决议、待办，并把要点简短汇总。
做好给相关方的通知文与任务清单，接上下一步行动。
💡 不必一次全做完。 先从最痛苦的那道工序下手。写纪要负担重，就只做"转写→纪要"；准备费时间，就只做"议程制作"。有一处变轻松的实感，会推着你把下一道工序也交出去。
会议准备 —— 议程与论点梳理
好会议，靠准备定成败。可话说回来，每次都从零搭议程，实在费劲。这时让 AI先出一份"草案"，你就不必对着白纸，而是从修改现成方案开始。窍门是交代好目的与主题、参会者、时长。
告诉它"这是一场要决定什么的会议"，它就会连议题、时间分配、目标一起，提出一份会议的设计图。
把要谈的主题交给它，它会把论点、可能对立的视角、容易被漏掉的角度排列整理出来。
把提案内容交给它，就能提前备好参会者可能提出的尖锐问题或顾虑。
比如，要准备一场提出新举措的会议，这样一句话就够了。
下周，我要和公司内 6 名相关同事，开一场 60 分钟的会议，决定"是否引入新的咨询应对流程"。目的是敲定是否引入，以及负责人和排期。
①带时间分配的议程草案
②这场会上可能出现的顾虑、反对意见 5 条
③各自的回应思路提示
请帮我做好。
出来的方案，要结合你职场的实际情况取舍。再用"再短些""把决策放到前半段"对话微调，连当天的推进脚本都能一并备好。
转写 —— 把录音、线上会议变成文字
做纪要最痛苦的，就是把会议中的发言记下来。如今把语音自动转成文字的"转写"已达实用水平，这道工序几乎可以全交给 AI。方法大致有 3 种，但都是"录音（或音频文件）→文字"的同一个流程。
用录音笔或手机把面对面会议录下来，再把音频文件丢给转写工具。最通用的方法。
用视频会议工具的录制功能保存，再把音频、视频拿去转写。许多工具都内置了自动字幕、转写功能。
让"AI 书记"加入会议，边讲边转成文字的专用服务。会议一结束，文字就到手了。
这类工具种类繁多，且日日增加。不必执着于某一款的固定步骤。按"我用的视频会议工具有没有转写""能不能把手头的录音丢给它"来选就足够了。有的能按发言人区分，有的擅长多语种，各有特点。选法和代表性工具，都整理在下面的文章里。
📎 想详细了解步骤的话，用 AI 自动生成会议纪要、转写的方法，以及用 AI 给视频、音频转写／加字幕都很实用。具体工具名称和取舍看这两篇。
⚠️ 录音与隐私最优先。 会议录音时，务必取得出席者对录音的同意。偷偷录是麻烦的源头。此外，若要把音频交给外部服务，请确认其中是否含有机密信息或个人信息，并遵守公司规定的使用方式。哪些可以输入的标准，请参考不该输入 AI 的信息。
自动生成会议纪要 —— 抽取决议与待办
转写完成后，下一步是把它变成可读的纪要。原始转写只是一段掺着口误、跑题、附和的冗长对话日志。这里正是 AI 大显身手之处。把长文交给它，拜托"抽出决议、待办、负责人、期限"，它就会整理成只剩要点的纪要。
关键是具体指定你想要的项目。比起只说"整理成纪要"，像下面这样连输出格式都指定，结果才能拿来就用。
以下是一场会议的转写。请据此制作纪要。
■输出格式
- 会议目的（1 行）
- 决议（要点式）
- 待办（内容／负责人／期限，用表格）
- 搁置、留待下次的论点
请略去闲聊和跑题，只汇总事实。若从发言中读不出负责人或期限，请写"未定"。
【转写】
（在此粘贴转写）
"读不出负责人或期限就写未定"这一句很管用。不让 AI 擅自填补，就能防止事实与臆测混在一起。
⚠️ 纪要务必经人眼确认。 AI 有时会搞错决议，或补上没人说过的期限（幻觉）。数字、负责人、期限、金额，要与原文比对确认后再分享。誊清交给 AI，责任由人担——这个分工不能破。
摘要 —— 把冗长记录缩成 3 行
纪要做好了，也未必人人都读全文。对忙碌的人来说，"3 行就看懂的摘要"更受欢迎。AI 擅长摘要，但窍门是指定"大概多长、多细"。同一份纪要，给上司的一句话概述，和给负责人的详细要点，恰到好处的摘要并不相同。
"结论、下一步、注意点"各一行。用于在聊天里即时分享。
按论点列 5～7 条。供没能参会的人补进度用。
指定"优点／课题／搁置"等切入角度，让它据此整理。
请把这份纪要，按两种长度做摘要。
①给繁忙的上司：3 行。结论、下一步行动、顾虑各一行，不用术语。
②给负责人：要点式，最多 7 条。要能看出谁在何时之前做什么。
【纪要】
（在此粘贴纪要）
原始纪要、资料越长，摘要越有价值。把几十页的资料交给它，拜托"先用 3 行讲讲全貌"，判断该不该细读的时间就能大幅缩短。
跟进 —— 通知文与任务清单
会议"结束之后"才是重头戏。把决定的事传达给相关方、把任务推动起来，才算真正出成果。这道收尾，也能拿做好的纪要当本钱交给 AI。把纪要交给它，只需拜托"据此写一封分享邮件""重新整理成任务清单"即可。
让它从纪要生成给出席者的致谢与要点联络、给缺席者的分享文。收件对象和口吻都能指定。
把待办重整成带负责人、期限的清单。让它输出成能粘进电子表格或任务管理工具的格式，会很方便。
请根据这份纪要，写一封同时发给出席者和缺席者的分享邮件。
- 开头放 3 行摘要
- 决议与待办（带负责人、期限）
- 下次会议的安排
用礼貌又易读、简洁的文体。也帮我拟个标题。
这和上一章学的邮件术是一脉相承的。文体调整和按对象分别撰写，直接套用第 2 章"文章、邮件、聊天"的窍门即可。
💡 把"准备→转写→纪要→摘要→分享"串成一条流水线。 这个套路一旦身体记住，每次开会都能反复套用同一批提示词。把常用的指令存进备忘，每次只需粘贴，会议收尾就能在几分钟内搞定。
- 会议拆成准备→转写→纪要→摘要→分享的工序后，每处都有 AI 的用武之地。判断归人，操作归 AI。
- 准备阶段让 AI 把议程、论点、预设问题作为草案先列出。交代好目的、参会者、时长是窍门。
- 转写有录音／线上会议录制／实时书记三种方式。别执着于特定工具，录音的同意与机密的处理最优先。
- 纪要用"决议、待办、负责人、期限"逐项指定来抽取；摘要则指定长度与粒度。数字和负责人务必人来确认。
- 最后从纪要一路做出分享邮件与任务清单，接上下一步行动。
会议这摊事变轻松后，接下来轮到用 AI 加速做"用来传达的资料"本身了。请到下一章第 4 章"资料、幻灯片制作"，学会从搭框架到转成幻灯片的做法。