报告、提案、幻灯片——明明知道"得做了"，可对着一片空白的屏幕就是动不了手。做资料最耗时间的，其实不是写本身，而是决定"写什么、按什么顺序写"的第一步。本章将让 AI 帮你打破这份"白纸恐惧"，从搭框架、写草稿、转成幻灯片，到收尾，一口气提速。上一章"会议、纪要、摘要"里做好的要点备忘，正好可以当作下一份资料的素材。
目标是"把对着白纸的时间归零，专注于判断"
用 AI 跨过"怕白纸"这道坎
做资料之所以难受，是因为它要把脑中的素材，塑成"怎么排列才传达得清楚"的形状。这里 AI 的作用很明确。不是让 AI 做成品，而是让它先出最初的草案，人以此为底稿去修改。从零写起，和改一份已完成七成的东西，心理上的分量截然不同。先把"草案交给 AI，判断留给自己"——这个分工记在心里。
为框架发愁、为开头发愁、为措辞发愁。下手最难，一直拖到临近截止才动。
AI 把框架和草稿摆出来，人只需"这里不对""加上这个"地改。立刻就能动起来。
让它做框架、大纲
做资料，从框架（大纲）开始是铁律。一上来就写正文，中途话就会走丢。让 AI 出骨架时，窍门是交代①资料类型 ②目的 ③读者是谁 ④想放进去的素材 ⑤篇幅或页数的大致目标。光这几点，就能大幅降低返回一份跑题骨架的概率。
请帮我做一份新服务的内部企划书大纲。
- 目的：取得下一年度的预算批准
- 读者：管理层（重视数字与结论）
- 想放的要素：课题、解决方案、预期效果、所需预算、排期
- 按 A4、4～5 页设想
请先只用要点提出小标题（章节结构）。每个小标题旁，用 1 行说明那里要写什么。
先只让它出小标题，是关键。看清全貌后，"这章不要""调换顺序"地当场调整好，再进入正文，就能避免大幅返工。
"取得批准""达成共识""让对方理解"等，先把资料的目标交给它。这里一偏，全都跟着偏。
是管理层、一线，还是公司外？读者不同，强调点和措辞都会变。务必补一句"给谁看"。
把手头的备忘和数字粘进去。素材越多，内容越具体，也就避开了不痛不痒的空泛论。
💡 让它出多个骨架方案。 拜托"换几个切入角度，出 3 个版本"，里面会混进你自己想不到的结构。挑出最好的，再把各自的亮点组合起来，一份高质量的骨架短时间就能定下来。
让它写草案正文
框架定下来后，接着是各小节的草稿。这里同样，比起一次性全写，按小节分段来写准确度更高。"把这个小标题的内容，写成 200 字左右"这样圈定范围，话就不会摊薄铺开，改起来也轻松。
写草稿时特别有用的，是要点与成文的互相转换。脑子里的东西，大多是以要点方式整理的。把它交给 AI 转成文字，反过来把长文压缩成要点。光是这来回一趟，资料的可读性就会大变样。
把零碎的备忘交给它"串起来，写成通顺的说明文"。脑中的梳理直接变成稿子。
把长说明交给它"缩成 3～5 条要点"。一下就变成幻灯片或摘要资料的素材。
请把下面这段备忘，写成报告"现状课题"小节的正文。
- 咨询应对花的时间太长
- 不同负责人回答质量参差不齐
- 过去的应对记录很难查找
读者是公司内的管理者。事实平实陈述，300 字左右。请避免夸张的表述。
像"300 字左右""避免夸张"这样指定篇幅与语气，返回的草稿几乎不用改。生成的文字务必读一遍，把与事实不符或夸大的表述亲手改掉。
⚠️ 草稿终究是草稿。 AI 有时会擅自补上看似像样的数字或事例。数字、专有名词、引用，不要拿来就用，务必查证。上一章的心态"最后一定要人来确认"，在资料上也完全一样。
改组成幻灯片形式
报告正文写好了。可要把它改成幻灯片又是件麻烦事——这里同样是 AI 拿手的转换。要点在于，别把成段文字原样贴上，而让它拆成"一页＝一条讯息"。让它把每页做成"标题""要点（要点式）""口头讲的内容（口头补充）"三件套，就能直接灌进幻灯片工具。
请把下面这份报告的内容，改组成 10 分钟口头发表用的幻灯片。
- 整体按 7～8 页设想
- 每页用"标题／要点（最多 3 条）／口头讲的内容（2～3 句）"的格式
- 开头放结论，最后放下一步行动
［在此粘贴报告正文］
这份输出就是每一页幻灯片的设计图。把"口头讲的内容"分出来，还能防止往幻灯片里塞太多字的失误。
做好的结构，拿到你惯用的幻灯片工具里。不必被某款工具的操作步骤束缚。用 AI 定好"内容与脉络"，外观交给工具来整——记住这个分工最快就够了。许多幻灯片工具都有从大纲自动生成幻灯片框架的功能，把 AI 出的小标题、要点直接贴进去，底子一瞬就搭起来了。
按页数备齐标题、要点、口头内容的三件套。
贴进大纲导入功能，自动生成幻灯片框架。
配色、图、照片在工具端调。内容已经就绪。
🖥 想更详细了解步骤的话，用 AI 制作演示资料、幻灯片的方法里，讲解了具体流程和好用的工具。
把图表、数字变成语言
资料里少不了表格和图，但光贴数字，对方只会想"那你到底想说什么？"。这里让 AI 把表格、图的要点，变成说明文字。反过来，把一段啰嗦的说明拜托它"整理成表格"，它就会整成一眼能比较的形式。这种双向转换，能整体拉高资料的清晰度。
贴上表格或图"从这些数字里读出 3 个要点，写成文字"。能把图的含义用语言说清并附上。
把一段比较说明交给它"做成项目×选项的表格"。散乱的信息整成一览，更好比较。
💡 问它"最想说的那 1 点"。 问"这张图最该强调的点是什么？"，要传达的主轴就会清晰起来。数字本身的汇总和分析，会在下一章"数据、电子表格、分析"里深入展开。
提升说服力的收尾
内容齐了，最后是打磨成"能传达的资料"的工序。有说服力的资料，有共通的套路。据此让 AI 来评审，就能揪出自己不易察觉的弱点。尤其下面 3 点，值得让 AI 直接检查。
忙碌的对方想先知道结论。让它检查是否做成了每个小节开头都放要点的结构。
比起"大幅改善"，不如"缩短 30%"。让它指出哪些地方可以给抽象主张补上具体数字。
光讲空泛道理打动不了人。让它盘出缺少"比如说"这类具体例子的地方。
拜托评审时，别只说"看一下"，而要指定视角是窍门。像"读者是管理层。请从结论是否先行、主张是否有数字支撑、术语是否未加说明就用了这 3 点来指出"，给的评价标准越明确，反馈越犀利。此外，让它设想反对意见的"这份提案，管理层可能抱有的顾虑，列 3 个"，对提前堵上资料的漏洞也很管用。
✅ 打磨"怎么拜托"本身，成果就会变。 同一份资料，指令给法不同，草稿质量天差地别。提示词的套路见提示工程实践指南，业务整体提效的思路见用 AI 提升工作效率的方法。
- 做资料要"草案交给 AI，判断留给人"。别从白纸写起，改成修改七成草稿的工作方式。
- 先让它做大纲（只出小标题），取舍后再进正文。交出目的、读者、素材是准确度的关键。
- 草稿按小节分段写。要点⇄成文、成文⇄表格的互相转换，能整体拉高资料的清晰度。
- 幻灯片让它拆成"标题／要点／口头内容"三件套，内容用 AI 定，外观交工具整。
- 收尾抓结论先行、数字、具体例子。指定视角让 AI 评审，数字和专有名词务必人来确认。
资料的骨架和正文有了，剩下的就是支撑它的数字的说服力。请到下一章第 5 章"数据、电子表格、分析"，进入向 AI 请教电子表格汇总、作图、趋势解读的做法。