要在职场开始用 AI，第一步非写作莫属。回邮件、写一句通知、把会议备忘改个说法——这类"写字的活儿"每天要发生好几件，而且一件一件都在悄悄吃掉时间。从这个数量最多、又是 AI 最拿手的领域入手，你会立刻感受到效果。本章将带非工程师的办公室职员，学会今天就能用的"用 AI 加速写作"的做法，并配上真实的提示词示例。让我们以上一章提到的心态——主角是你、最后要人来确认——为地基往前走。
目标是"一封邮件，从白纸 5 分钟变成初稿 30 秒"
为什么写作是 AI 最拿手的领域
如今的 AI（ChatGPT、Claude、Gemini 等）是通过学习海量文本，专精于"组织出自然的语言"的。也就是说，写文章正是 AI 最能大显身手的工作。在计算和最新信息的准确性上要留神，但"把想说的话，变成体面通顺的文字"这件事，恰恰最拿手。而且办公室里的写作，多是请托、致谢、致歉这类套路固定的东西，而 AI 对这些套路了如指掌。正因如此，它才是让你最快感受到效果的入口。
对着空白的邮件界面，光是开头第一行就卡了壳。敬语和措辞反复重打，一封信有时要花 10 分钟。
只要把要点用要点式列给它，数秒就出一份齐整的初稿。人来确认内容，稍作修改就发出。工作从"写"变成了"挑、改"。
关键在于，把 AI 干脆当成"初稿担当"。别一上来就要成品，而是让它做草案，自己来收尾。这样的分工，能把写作这件事变得最轻松。更完整的提效全貌，可参考用 AI 提升工作效率的实践指南。
加速邮件初稿
先从出场最多的邮件说起。窍门只有一个，就是"好好地拜托"。AI 很能干，但它并不了解你的处境。只要交代下面 4 点，初稿的准确度就会截然不同。
是公司外的客户，还是公司内的上司、同事？关系决定了合适的措辞。用一句话说明，比如"平时一直承蒙关照的对接人"。
请托、致谢、致歉、催办、日程协调。清楚写明这封信想让对方做什么。
礼貌地、郑重地、柔和地、简洁地。只要补一句关于气氛的说明，文体就会对上。
把日期、数量、理由等想放进去的具体信息交给它。这里一缺，文章就会变得四平八稳、不痛不痒。
把这 4 点交代进去再拜托，比如一封"想把日程往后推"的请求邮件，就会变成这样。
帮我写一封发给客户的、请求变更日程的邮件。
- 对方：平时一直承蒙关照的对接人（公司外）
- 目的：想把下周二的会议，改到同一周的周四
- 语气：礼貌、姿态放低，但要简洁
- 理由：我方临时有了安排（细节可以不写明）
- 也帮我拟个标题
用要点式列出来是窍门，不用写成成段的文字。只需把要素罗列出来，AI 就会组织成一封自然的邮件。
而更重要的，是对生成结果"追加打磨"。别指望一次到位，而要在对话中收尾。如果出来的内容太生硬或太长，只需接着这样拜托它。
- 再礼貌一些，把"过意不去"的感觉加强
- 整体缩短三成左右
- 开头加一句致谢
- 不要用"匆此"，换个别的说法
- 改成用要点列出两个备选日期
这种"再多一点某某"、一点一点靠近的感觉，正是用 AI 写作的核心。无论让它改多少遍，它都不会露出半点不耐烦。请来回打磨到满意为止。
💡 每种套路都有窍门。 致歉别堆借口、把要点写短；催办别咄咄逼人、以"顺便确认一下"的口吻；致谢则具体点出对方哪件事帮了忙——把这些意图也补一句，准确度会更高。加速邮件回复的实战范例，都整理在用 AI 高效回复邮件与聊天的窍门里。
自如调整语气与敬语
AI 特别靠得住的一点，是语气与敬语的调整。"想说的话"相同，但面对不同的人，说法需要变。这种"转换"正是 AI 的看家本领。先把内容随手写下来，再按对方来润色，发愁的时间就没有了。
把"这样行不行？"变成"能否请您确认一下？"。像拧动"生硬程度"的旋钮一样，当场改写。
把给同事的简短联络，改成给客户的不多不少的敬语。反过来，把过于生硬的文字改得轻松些给内部用，也是一瞬间。
"不好意思""麻烦您了"等缓和语气的措辞，能帮你放到合适的位置。放太多了也能调回来。
实际转换，只需这样拜托。把事由原样写下来，只指定收件对象。
【怎么拜托】
把下面这句备忘，改成发给公司外客户的礼貌商务邮件，适度加些缓冲用语。
"资料还没好？明天开会要用，今天之内给我。"
【生成的内容（示例）】
承蒙关照。不好意思，明天的会议需要用到，能否烦请您在今日之内，将此前拜托的资料发来？给您添麻烦了，还请多多关照。
一句粗糙的备忘，就变成了可以直接发出的邮件。还能"再突出一点急迫感""但别催得太过"地做微调。
聊天、通知、公告文
不只是邮件，Slack、Teams 上的简短联络也是 AI 的用武之地。聊天要"短、只讲要点、又不失礼貌"，这个平衡不好拿捏。把事由交给它，拜托"改成适合聊天的简洁版"，它就会调成恰到好处的长度。
把"某某的事，麻烦确认一下"改成对方一读就能行动的形式。把冗长的邮件腔削成聊天版，也很拿手。
日程变更、系统维护、活动通知等。它会把"何时、何事、会怎样、该做什么"无遗漏地列出来。
把啰嗦写就的内容，构造成小标题＋要点。帮你整成在聊天里易读的形式。
帮我写一条发到公司内部聊天的周知。
- 内容：下周三下午 1 点～3 点，内部系统因维护无法使用
- 也要提醒，那段时间无法保存数据
- 语气：柔和，但要点用粗体突出
- 最后加一句"有问题请回到本贴"
- 不要写得太长
再补上"只加一个表情""再事务化一点"等，贴合职场氛围微调一下，就大功告成。
校对、摘要、改写
不只是从零写起，打磨已有的文字也是 AI 的拿手好戏。自己写的文、收到的长文、内部文档——"读、改、缩"的活儿都能一并交出去。写作的收尾一下子变轻松。
指出错别字、误用、敬语叠用等。拜托它"把改了哪里列个清单"，就能边确认边采纳。
把长邮件或资料"缩成 3 行""只用要点列出"。读收到的长文的时间，也能大幅节省。
把满是术语的文字"用中学生也能懂的话"改写。把晦涩的请托文，改成谁都读得懂的平实文字。
帮我校对这段文字。改正错别字和不自然的敬语，并用要点告诉我改了哪里。在此基础上，再附一份把全文缩成 3 行的摘要。
（在此粘贴要修改的文字）
拜托它"把改动之处给我看"是窍门。整段重写会让你搞不清改了什么，所以要边确认改动边采纳。
使用时的注意事项
最后，来确认写作时使用 AI该守住的红线。把上一章的"最后一定要人来确认""不输入机密信息"套用到写作上，就是下面这些。
日期、金额、对方姓名、产品名等，AI 有时会搞错。发出前务必亲眼确认。
别粘贴客户个人信息或未公开内容。把专有名称打码后再拜托，也足以整理出好文字。
别把 AI 的文字原样发出，读一遍，让它化进自己的语气。负责的，是发信的本人。
⚠️ 正因为方便，粘贴前更要缓一口气。 养成每次都自问"这是不是一旦外泄就麻烦的信息？"的习惯。哪些信息可以输入的界线，可在不该输入 AI 的信息里详细确认。唯有能安全地使用，提效才有意义。
- 写作是 AI最拿手的领域。从数量多、套路固定的邮件、联络入手，见效最快。
- 邮件把①对方 ②目的 ③语气 ④条件用要点交给它，再"再礼貌些／再短些"地追加打磨收尾。
- 从语气、敬语的转换、聊天、通知文，到校对、摘要、改写，写作的全流程都能交出去。
- 但事实、数字、专有名词务必确认，不输入机密信息。最后负责的是自己。
这样一来，每天的邮件和聊天都会快上一大截。接下来前往第 3 章"把会议、纪要、摘要自动化"。让我们看看，如何让 AI 从录音或冗长的会议备忘中，抽出要点和待办事项。