Besprechungen sind in vielen Betrieben einer der „größten Zeitfresser“. Zur Vorbereitung eine Agenda erstellen, am Tag mitschreiben, danach das Protokoll verfassen, es an die Beteiligten teilen, die beschlossenen Aufgaben nachhalten – dieser gesamte Ablauf steckt in Wahrheit voller „Handarbeit“, die sich der KI übergeben lässt. In diesem Kapitel lernen Sie Schritt für Schritt, wie Sie den gesamten Workflow rund um Besprechungen – von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung – mit KI leichter machen. Das „gute Bitten“ aus dem vorigen Kapitel zu E-Mail und Chat kommt Ihnen dabei unmittelbar zugute.
Das Ziel: „die KI die Vorarbeit vor und nach der Besprechung erledigen lassen“
Die „Handarbeit“ rund um Besprechungen der KI übergeben
Als „eine einzige Aufgabe“ betrachtet, wirkt alles rund um Besprechungen schwer; zerlegt man es in Arbeitsschritte, hat die KI in jedem Schritt ihren Auftritt. Wer das Gesamtbild vorher kennt, sieht auf einen Blick, wo er die KI hinzuziehen sollte. Das, was Menschen tun müssen – „entscheiden, sprechen, sich einigen“ –, bleibt bestehen; die „Handarbeit“ davor und danach – Vorbereitung und Reinschrift – verlagern wir auf die KI. Das ist der Leitgedanke dieses Kapitels.
Agenda erstellen, Streitpunkte ordnen, mögliche Rückfragen aufspüren – mit Hilfe der KI.
Die Tonspur von Aufnahmen oder Online-Meetings mit KI automatisch in Text umwandeln.
Aus der Transkription Beschlüsse und To-dos extrahieren und die Kernpunkte knapp zusammenfassen.
Mitteilungstexte an Beteiligte und Aufgabenlisten erstellen und ins nächste Handeln überführen.
💡 Sie müssen nicht alles auf einmal machen. Beginnen Sie mit dem lästigsten Schritt. Belastet Sie das Protokollschreiben, nur „Transkription → Protokoll“; kostet die Vorbereitung Zeit, nur „Agenda erstellen“. Das Erlebnis, dass ein Schritt leichter wird, gibt den Anstoß, den nächsten zu übergeben.
Vorbereitung – Agenda und Streitpunkte ordnen
Eine gute Besprechung entscheidet sich in der Vorbereitung. Trotzdem ist es mühsam, jedes Mal von null eine Agenda aufzubauen. Lassen Sie hier die KI einen „Rohentwurf“ erstellen, dann müssen Sie sich nicht dem leeren Blatt stellen, sondern beginnen mit dem Überarbeiten des Vorschlags. Der Trick ist, Ziel und Thema, Teilnehmer und verfügbare Zeit mitzugeben.
Sagen Sie „Worüber die Besprechung entscheiden soll“, dann schlägt die KI Tagesordnung, Zeiteinteilung und Ziel vor – einen Bauplan der Besprechung.
Geben Sie das Thema, dann ordnet die KI Streitpunkte, gegensätzliche Sichtweisen und leicht übersehene Perspektiven.
Geben Sie Ihren Vorschlag, dann können Sie kritische Fragen und Bedenken der Teilnehmer vorwegnehmen.
Für die Vorbereitung einer Besprechung, in der Sie etwa ein neues Vorhaben vorschlagen, genügt zum Beispiel dieser Satz:
Nächste Woche halten wir mit sechs internen Beteiligten eine 60-minütige Besprechung, in der über die „Einführung eines neuen Ablaufs für Anfragen“ entschieden wird. Ziel ist die Entscheidung über die Einführung sowie über Zuständige und Zeitplan.
① einen Agenda-Entwurf mit Zeiteinteilung
② fünf Bedenken oder Gegenargumente, die hier aufkommen könnten
③ Hinweise, wie man auf jedes davon antworten kann
bitte erstellen.
Den Vorschlag wählen Sie nach den Gegebenheiten Ihres Arbeitsplatzes aus. Justieren Sie im Dialog mit „kürzer“ oder „die Entscheidung in die erste Hälfte“, dann steht sogar der Ablaufplan für den Tag im Handumdrehen.
Transkription – Aufnahmen und Online-Meetings verschriften
Das Lästigste am Protokollieren ist, die Wortbeiträge während der Besprechung mitzuschreiben. Heute ist die automatische Umwandlung von Sprache in Text – die „Transkription“ – praxisreif, und diese Arbeit lässt sich fast vollständig der KI überlassen. Es gibt grob drei Wege. Bei allen ist der Ablauf „Aufnahme (oder Audiodatei) → Text“ derselbe.
Eine Präsenzbesprechung mit Diktiergerät oder Smartphone aufnehmen und die Audiodatei in ein Transkriptionswerkzeug geben. Die universellste Methode.
Über die Aufnahmefunktion des Videokonferenz-Werkzeugs speichern und Audio bzw. Video transkribieren. Viele Werkzeuge haben eine automatische Untertitel- bzw. Verschriftungsfunktion eingebaut.
Ein „KI-Protokollant“ nimmt an der Besprechung teil und verschriftet das Gesprochene laufend – ein spezieller Dienst. Mit dem Ende liegt der Text vor.
Es gibt eine große Vielfalt an Werkzeugen, und täglich werden es mehr. Sie müssen nicht auf einem bestimmten Ablauf beharren. Es genügt, danach auszuwählen, ob „mein Videokonferenz-Werkzeug eine Transkription hat“ oder ob „der Dienst meine vorhandene Aufnahme entgegennimmt“. Manche unterscheiden nach Sprecher, andere sind stark in mehreren Sprachen – die Merkmale sind vielfältig. Die Auswahl und typische Werkzeuge finden Sie im folgenden Beitrag zusammengefasst.
📎 Wer die Schritte genauer wissen möchte, für den sind So automatisieren Sie Protokolle und Transkription mit KI und Video und Audio mit KI transkribieren / untertiteln praxisnah. Konkrete Werkzeugnamen und ihre Einsatzbereiche stehen dort.
⚠️ Aufnahme und Datenschutz haben oberste Priorität. Wenn Sie eine Besprechung aufnehmen, holen Sie unbedingt das Einverständnis der Anwesenden ein. Heimliches Aufnehmen ist eine Quelle für Ärger. Prüfen Sie außerdem, wenn Sie Audio an einen externen Dienst geben, ob vertrauliche oder personenbezogene Daten enthalten sind, und halten Sie sich an die internen Regeln. Die Kriterien dafür, was eingegeben werden darf, finden Sie in Daten, die man nicht in KI eingeben darf.
Protokolle automatisch erzeugen – Beschlüsse und To-dos extrahieren
Ist die Transkription fertig, folgt der Schritt, sie in ein lesbares Protokoll zu verwandeln. Die rohe Transkription ist nur ein langes Gesprächsprotokoll voller Versprecher, Abschweifungen und Zwischenrufe. Hier zeigt die KI ihre wahre Stärke. Übergeben Sie den langen Text und bitten Sie „zieh Beschlüsse, To-dos, Zuständige und Fristen heraus“, dann formt sie ein Protokoll, das nur die Kernpunkte enthält.
Der Schlüssel ist, die gewünschten Punkte konkret vorzugeben. Statt nur „mach ein Protokoll“ liefern Sie, wie unten, auch die Ausgabeform mit vor – dann ist das Ergebnis direkt verwendbar.
Das Folgende ist die Transkription einer Besprechung. Erstelle daraus ein Protokoll.
■ Ausgabeformat
· Ziel der Besprechung (eine Zeile)
· Beschlüsse (als Stichpunkte)
· To-dos (Inhalt / Zuständige/r / Frist als Tabelle)
· offene / vertagte Punkte
Lass Smalltalk und Abschweifungen weg und fasse nur die Fakten zusammen. Wenn sich Zuständige oder Frist aus den Beiträgen nicht ableiten lassen, schreibe „offen“.
【Transkription】
(hier die Transkription einfügen)
Der Satz „Wenn sich Zuständige oder Frist nicht ableiten lassen, schreibe offen“ wirkt Wunder. So lassen Sie die KI nicht eigenmächtig auffüllen und verhindern, dass sich Fakten und Vermutungen vermischen.
⚠️ Ein Protokoll immer von einem Menschen prüfen lassen. Die KI kann Beschlüsse verwechseln oder nie genannte Fristen ergänzen (Halluzinationen). Zahlen, Zuständige, Fristen und Beträge gegen den Originaltext abgleichen, bevor Sie teilen. Die Reinschrift macht die KI, die Verantwortung trägt der Mensch – diese Arbeitsteilung nicht aufweichen.
Zusammenfassen – lange Aufzeichnungen auf drei Zeilen
Auch wenn das Protokoll fertig ist, liest nicht jeder den ganzen Text. Für vielbeschäftigte Empfänger ist eine „Zusammenfassung, die man in drei Zeilen versteht“ willkommen. Die KI ist gut im Zusammenfassen, aber der Trick ist, „Länge und Detailtiefe“ vorzugeben. Beim selben Protokoll unterscheidet sich die passende Zusammenfassung: eine Ein-Zeilen-Summary für die Führungskraft, ausführlichere Stichpunkte für die Zuständigen.
„Fazit, nächster Schritt, Achtungspunkt“ je eine Zeile. Zum sofortigen Teilen im Chat.
5–7 Punkte pro Streitpunkt. Zum Aufholen für alle, die nicht dabei sein konnten.
Nach vorgegebenen Blickwinkeln wie „Gut / Problem / offen“ ordnen lassen.
Fasse dieses Protokoll in zwei Längen zusammen.
① Für die vielbeschäftigte Führungskraft: 3 Zeilen. Fazit, nächste Aktion und Bedenken je eine Zeile, ohne Fachjargon.
② Für die Zuständigen: bis zu 7 Stichpunkte. So, dass klar wird, wer was bis wann tut.
【Protokoll】
(hier das Protokoll einfügen)
Je länger das Ausgangsprotokoll oder -dokument, desto wertvoller die Zusammenfassung. Geben Sie ein dutzendseitiges Dokument und bitten Sie „gib mir zuerst das Gesamtbild in drei Zeilen“, dann verkürzt sich die Zeit, zu entscheiden, ob es das Lesen lohnt, erheblich.
Nachbereitung – Mitteilungstext und Aufgabenliste
Bei Besprechungen fängt „nach Schluss“ die eigentliche Arbeit an. Erst wenn das Beschlossene an die Beteiligten gelangt und die Aufgaben in Bewegung kommen, wird ein Ergebnis daraus. Auch diese Nacharbeit lässt sich der KI auf Basis des fertigen Protokolls übergeben. Übergeben Sie das Protokoll und bitten Sie einfach „erstelle daraus eine Mitteilungs-Mail“ oder „gliedere es in eine Aufgabenliste um“.
Aus dem Protokoll Dank an die Anwesenden mit Kernpunkten und einen Mitteilungstext für Abwesende erstellen lassen. Empfänger und Ton lassen sich vorgeben.
Die To-dos in eine Liste mit Zuständigen und Fristen umgliedern lassen. Praktisch, wenn Sie ein Format ausgeben lassen, das sich in Tabellen oder Aufgabenverwaltung einfügen lässt.
Erstelle aus diesem Protokoll eine Mitteilungs-Mail, die an Anwesende wie Abwesende geht.
· am Anfang eine Zusammenfassung in drei Zeilen
· Beschlüsse und To-dos (mit Zuständigen und Fristen)
· Termin der nächsten Besprechung
Höflich, aber gut lesbar und knapp im Stil. Schlage auch einen Betreff vor.
Das schließt nahtlos an die Mail-Techniken des vorigen Kapitels an. Für Stilanpassungen und das Schreiben je nach Empfänger nutzen Sie unmittelbar die Kniffe aus Kapitel 2 „Texte, E-Mails, Chat“.
💡 „Vorbereitung → Transkription → Protokoll → Zusammenfassung → Teilen“ als einen Fluss. Haben Sie dieses Muster einmal verinnerlicht, können Sie bei jeder Besprechung dieselben Prompts wiederverwenden. Häufig genutzte Anweisungen in einer Notiz speichern und nur noch einfügen – dann ist die Nachbereitung in wenigen Minuten erledigt.
- Zerlegt man Besprechungen in Vorbereitung → Transkription → Protokoll → Zusammenfassung → Teilen, hat die KI überall ihren Auftritt. Entscheiden der Mensch, die Handarbeit die KI.
- Bei der Vorbereitung Agenda, Streitpunkte, mögliche Rückfragen als Rohentwurf erstellen lassen. Der Trick: Ziel, Teilnehmer und Zeitrahmen mitgeben.
- Zur Transkription die drei Wege Aufnahme / Aufzeichnung eines Online-Meetings / Echtzeit-Protokollant. Nicht auf ein Werkzeug versteifen; Einverständnis zur Aufnahme und Umgang mit Vertraulichem haben Vorrang.
- Beim Protokoll „Beschlüsse, To-dos, Zuständige, Fristen“ als Punkte vorgeben. Bei der Zusammenfassung Länge und Detailtiefe vorgeben. Zahlen und Zuständige immer von einem Menschen prüfen.
- Zum Schluss aus dem Protokoll Mitteilungs-Mail und Aufgabenliste erstellen und ins nächste Handeln überführen.
Ist die Arbeit rund um Besprechungen leichter geworden, ist als Nächstes die „vermittelnde Unterlage“ selbst dran – mit KI schnell erstellt. In Kapitel 4 „Unterlagen und Folien erstellen“ lernen Sie den Weg vom Aufbau bis zur Umsetzung in Folien.