Bericht, Vorschlag, Folien – man weiß, dass man sie erstellen muss, und doch stockt die Hand vor dem weißen Bildschirm. Das Zeitfressendste bei der Erstellung von Unterlagen ist in Wahrheit nicht das Schreiben selbst, sondern der erste Schritt, zu entscheiden, „was in welcher Reihenfolge zu schreiben ist“. In diesem Kapitel lassen Sie die KI diese Angst vor dem leeren Blatt einreißen und lernen, vom Aufbau über den Entwurf und die Umsetzung in Folien bis zum Feinschliff alles auf einen Schlag zu beschleunigen. Die Notiz mit Kernpunkten aus dem vorigen Kapitel „Besprechungen, Protokolle, Zusammenfassungen“ wird gleich zum Rohstoff für die nächste Unterlage.
Das Ziel: „die Zeit vor dem leeren Blatt auf null bringen und sich aufs Entscheiden konzentrieren“
Die „Angst vor dem leeren Blatt“ mit KI überwinden
Das Erstellen von Unterlagen ist quälend, weil es die Aufgabe ist, das Material im Kopf in die Form „wie ordne ich es, damit es ankommt“ zu bringen. Hier ist der Auftritt der KI klar. Lassen Sie die KI nicht das fertige Produkt erstellen, sondern den ersten Rohentwurf – und auf dieser Grundlage überarbeitet der Mensch weiter. Von null zu schreiben oder etwas zu 70 % Fertiges zu überarbeiten – das ist psychologisch ein himmelweiter Unterschied. Prägen Sie sich zuerst diese Aufteilung ein: „den Rohentwurf der KI, die Entscheidung mir“.
Am Aufbau grübeln, am Einstieg grübeln, an den Wendungen grübeln. Der Beginn ist am schwersten, bis kurz vor der Frist geht nichts voran.
Die KI liefert Aufbau und Entwurf. Der Mensch korrigiert nur „das stimmt nicht“, „das ergänze ich“. Man kommt sofort ins Tun.
Aufbau und Gliederung erstellen lassen
Beim Erstellen von Unterlagen gilt die eiserne Regel, mit dem Aufbau (der Gliederung) zu beginnen. Wer gleich den Fließtext schreibt, verliert unterwegs den roten Faden. Wenn Sie die KI das Gerüst erstellen lassen, geben Sie am besten ① Art der Unterlage ② Ziel ③ Zielgruppe ④ einzubringendes Material ⑤ Richtwert für Umfang bzw. Seitenzahl mit. Schon das senkt die Wahrscheinlichkeit eines danebenliegenden Gerüsts deutlich.
Erstelle die Gliederung für ein internes Konzept zu einem neuen Dienst.
· Ziel: Budgetfreigabe für das nächste Geschäftsjahr erhalten
· Zielgruppe: die Führungsebene (legt Wert auf Zahlen und Fazit)
· einzubringende Elemente: Problem, Lösung, erwartete Wirkung, benötigtes Budget, Zeitplan
· gedacht für 4–5 Seiten A4
Schlage zunächst nur die Überschriften (die Kapitelstruktur) als Stichpunkte vor. Füge jeder Überschrift in einer Zeile hinzu, was dort geschrieben wird.
Der Kern ist, zuerst nur die Überschriften erstellen zu lassen. Sehen Sie das Gesamtbild und justieren Sie an Ort und Stelle mit „dieses Kapitel entfällt“ oder „die Reihenfolge tauschen“, bevor Sie zum Fließtext übergehen – so vermeiden Sie große Rückschritte.
„Freigabe erhalten“, „Einigung erzielen“, „Verständnis schaffen“ – geben Sie zuerst das Ziel der Unterlage mit. Wackelt das, wackelt alles.
Führungsebene, Fachebene oder extern? Je nach Empfänger ändern sich Schwerpunkte und Sprache. Geben Sie stets an, „wem Sie es zeigen“.
Fügen Sie vorhandene Notizen und Zahlen ein. Je mehr Material, desto konkreter der Inhalt – und Sie vermeiden belanglose Allgemeinplätze.
💡 Lassen Sie mehrere Gerüst-Varianten erstellen. Bitten Sie „Gib mit unterschiedlichem Blickwinkel drei Varianten“, dann ist ein Aufbau dabei, auf den Sie selbst nicht gekommen wären. Wählen Sie den besten und kombinieren Sie die guten Teile – so steht ein hochwertiges Gerüst in kurzer Zeit.
Den Rohentwurf des Fließtexts schreiben lassen
Steht das Gerüst, folgt der Rohentwurf der einzelnen Abschnitte. Auch hier steigt die Genauigkeit, wenn Sie nicht alles auf einmal, sondern abschnittsweise schreiben lassen. Grenzen Sie mit „schreibe den Inhalt dieser Überschrift in etwa 200 Zeichen“ den Bereich ein, dann verläuft sich nichts ins Dünne und Breite, und das Überarbeiten wird leichter.
Besonders nützlich beim Entwerfen ist die Wechselübersetzung zwischen Stichpunkten und Fließtext. Im Kopf ist alles meist als Stichpunkte geordnet. Übergeben Sie das und lassen Sie Fließtext daraus machen – umgekehrt lange Texte zu Stichpunkten verdichten. Allein dieses Hin und Her verändert die Lesbarkeit einer Unterlage stark.
Notizfragmente übergeben und „verbinde das zu einem sauberen Erklärtext“. Die Ordnung im Kopf wird direkt zum Manuskript.
Eine lange Erklärung übergeben und „auf 3–5 Stichpunkte verdichten“. Rohstoff für Folien oder Kurzfassungen auf einen Schlag.
Mach aus der folgenden Notiz den Fließtext für den Abschnitt „Aktuelle Probleme“ eines Berichts.
· Die Bearbeitung von Anfragen dauert zu lange
· Die Antwortqualität schwankt je nach Bearbeiter
· Die bisherige Bearbeitungshistorie ist schwer auffindbar
Die Leserschaft sind interne Führungskräfte. Sachlich und nüchtern, etwa 300 Zeichen. Vermeide übertriebene Formulierungen.
Geben Sie Umfang und Ton vor wie „etwa 300 Zeichen“, „ohne Übertreibung“, dann kommt ein Entwurf zurück, der kaum Korrektur braucht. Lesen Sie den Text unbedingt und bessern Sie faktisch Falsches und Übertreibungen selbst aus.
⚠️ Ein Entwurf ist ein Entwurf. Die KI ergänzt mitunter eigenmächtig plausibel klingende Zahlen und Beispiele. Zahlen, Eigennamen und Zitate nicht ungeprüft übernehmen, sondern stets belegen. Die Grundhaltung „am Ende prüft immer ein Mensch“ aus dem vorigen Kapitel gilt bei Unterlagen genauso.
In Folienform umbauen
Der Berichtstext ist fertig. Aber ihn in Folien umzusetzen, ist wieder lästig – auch das ist eine Umwandlung, in der die KI stark ist. Der Kern: den Text nicht einfach hineinkopieren, sondern in „eine Folie = eine Botschaft“ zerlegen lassen. Lassen Sie jede Folie als Dreierpaket „Titel“, „Kernpunkte (Stichpunkte)“ und „Redetext (mündliche Ergänzung)“ ausgeben, dann liegt sie in einer Form vor, die sich direkt ins Folienwerkzeug einspielen lässt.
Baue den Inhalt des folgenden Berichts in Folien für einen 10-minütigen mündlichen Vortrag um.
· insgesamt 7–8 Folien vorgesehen
· jede Folie im Format „Titel / Kernpunkte (max. 3 Stichpunkte) / Redetext (2–3 Sätze)“
· am Anfang das Fazit, am Ende die nächste Aktion
[hier den Berichtstext einfügen]
Diese Ausgabe ist ein Bauplan für jede einzelne Folie. Trennen Sie den „Redetext“ ab, vermeiden Sie auch den Fehler, zu viel Text auf die Folie zu packen.
Die fertige Struktur bringen Sie in Ihr gewohntes Folienwerkzeug. Sie müssen sich nicht an die Bedienschritte eines bestimmten Werkzeugs binden. Merken Sie sich einfach: „Inhalt und Fluss“ mit KI festzurren, das Aussehen im Werkzeug erstellen – diese Aufteilung ist am schnellsten. Viele Folienwerkzeuge haben eine Funktion, die aus einer Gliederung automatisch Folienrahmen erzeugt; fügen Sie die von der KI erstellten Überschriften und Stichpunkte ein, steht das Gerüst im Nu.
Das Dreierpaket Titel / Kernpunkte / Redetext für alle Folien bereitstellen.
In die Gliederungsimport-Funktion einfügen und Folienrahmen automatisch erzeugen.
Farben, Grafiken, Fotos im Werkzeug anpassen. Der Inhalt steht bereits.
🖥 Wer die Schritte genauer wissen möchte, dem erklärt So erstellen Sie Präsentationsfolien mit KI den konkreten Ablauf und die nutzbaren Werkzeuge.
Diagramme und Zahlen in Worte fassen
Zu Unterlagen gehören Tabellen und Diagramme, aber nur Zahlen hinzustellen, lässt den Empfänger denken „Und? Was willst du mir sagen?“. Lassen Sie hier die KI die Kernaussage einer Tabelle oder eines Diagramms in einen Erklärtext verwandeln. Umgekehrt: Bitten Sie „fasse das in eine Tabelle“, dann ordnet die KI eine weitschweifige Erklärung in eine auf einen Blick vergleichbare Form. Diese wechselseitige Umwandlung hebt die Verständlichkeit einer Unterlage spürbar.
Tabelle oder Diagramm einfügen und „drei Kernaussagen aus diesen Zahlen, als Text“. Sie können die Bedeutung des Diagramms in Worte fassen und beifügen.
Eine Vergleichserklärung übergeben und „in eine Tabelle aus Kriterium × Option“. Verstreute Informationen ordnen sich zur Übersicht und lassen sich leichter vergleichen.
💡 Nach dem „einen wichtigsten Punkt“ fragen. Fragen Sie „Was ist an diesem Diagramm am stärksten hervorzuheben?“, dann klärt sich die Achse, um die es geht. Das Auswerten und Analysieren der Zahlen selbst vertiefen wir im nächsten Kapitel „Daten, Tabellenkalkulation, Analyse“.
Der Feinschliff für mehr Überzeugungskraft
Ist der Inhalt beisammen, folgt zum Schluss der Schritt, ihn zu einer „überzeugenden Unterlage“ zu polieren. Überzeugende Unterlagen haben ein gemeinsames Muster. Lassen Sie die KI vor diesem Hintergrund prüfen, dann treten Schwachstellen zutage, die man selbst schwer erkennt. Besonders die folgenden drei lohnt es, die KI direkt prüfen zu lassen.
Vielbeschäftigte wollen das Fazit vorweg. Prüfen lassen, ob der Aufbau die Kernpunkte an den Anfang jedes Abschnitts stellt.
Statt „deutlich verbessert“ lieber „um 30 % verkürzt“. Aufzeigen lassen, wo sich abstrakte Behauptungen mit konkreten Zahlen stützen ließen.
Allgemeinplätze allein bewegen niemanden. Aufspüren lassen, wo ein „zum Beispiel“ als konkretes Beispiel fehlt.
Wenn Sie um eine Prüfung bitten, ist der Trick, nicht bloß „schau mal drüber“ zu sagen, sondern die Blickwinkel vorzugeben. „Die Leserschaft ist die Führungsebene. Weise anhand dieser drei Punkte auf Schwächen hin: Kommt das Fazit zuerst? Sind Behauptungen mit Zahlen untermauert? Wird Fachjargon ohne Erklärung verwendet?“ – je mehr Bewertungsachsen Sie mitgeben, desto schärfer das Feedback. Auch die Bitte, Gegenargumente vorwegzunehmen – „Nenne drei Bedenken, die die Führungsebene bei diesem Vorschlag haben könnte“ –, hilft, Lücken vorab zu schließen.
✅ Schleifen Sie das Bitten selbst, ändert sich das Ergebnis. Bei derselben Unterlage hängt die Qualität des Entwurfs stark davon ab, wie Sie anweisen. Prompt-Muster finden Sie im Praxisleitfaden Prompt Engineering, das Denken hinter der Effizienzsteigerung insgesamt in So steigern Sie Ihre Arbeitseffizienz mit KI.
- Beim Erstellen von Unterlagen gilt: „den Rohentwurf der KI, die Entscheidung dem Menschen“. Nicht vom leeren Blatt schreiben, sondern einen 70-%-Entwurf überarbeiten.
- Zuerst die Gliederung (nur die Überschriften) erstellen lassen, auswählen, dann zum Fließtext. Ziel, Empfänger und Material zu übergeben ist der Schlüssel zur Genauigkeit.
- Den Entwurf abschnittsweise. Die Wechselübersetzung Stichpunkte ⇄ Fließtext und Fließtext ⇄ Tabelle hebt die Verständlichkeit.
- Folien in das Dreierpaket „Titel / Kernpunkte / Redetext“ zerlegen lassen, den Inhalt mit KI festzurren, das Aussehen im Werkzeug gestalten.
- Der Feinschliff: Fazit zuerst, Zahlen, Beispiele. Mit vorgegebenen Blickwinkeln von der KI prüfen lassen, Zahlen und Eigennamen immer vom Menschen kontrollieren.
Stehen Gerüst und Fließtext der Unterlage, bleibt die Überzeugungskraft der Zahlen, die sie trägt. Gehen wir in Kapitel 5 „Daten, Tabellenkalkulation, Analyse“ weiter zu der Frage, wie Sie Auswertung, Diagramme und das Lesen von Trends mit der KI besprechen.